PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROCEDURE LAYANAN UNIVERSITAS ISLAM KALIMANTAN MUHAMMAD ARSYAD AL BANJARY

6 07 2010

Prof. Urip Santoso

Jurusan Peternakan, Fakultas Pertanian, Universitas Bengkulu

Jalan Raya W. R. Supratman, Bengkulu

Pendahuluan

Universitas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjary melalui visinya menyebutkan bahwa UNISKA mengedepankan pelayanan prima kepada stakeholders, baik stakeholders internal maupun eksternal. Namun, visi yang amat luhur ini masih terkendala oleh berbagai factor antara lain oleh inefisiensi dalam melayani stakeholders serta banyaknya keluhan stakeholders tentang lambatnya pelayanan di UNISKA ini. Dalam rangka mencapai pelayanan prima, yang ditandai oleh kepuasan stakeholders, adanya akuntabilitas publik dll maka perlu dilakukan evaluasi sejauh mana prosedur kerja telah dirancang, dilaksanakan dan direvisi serta bagaimana pelaksanaan SOP di lingkungan UNISKA.

UNISKA bertekad untuk menerapkan prinsip-prinsip tata kepemerintahan yang baik (good governance), sehingga diharapkan akan mendorong terbentuknya manajemen UNISKA yang lebih efisien, dan terbentuknya profesionalisme. Untuk mencapai kondisi tersebut, maka perlu adanya evaluasi  SOP yang telah ada dan merevisinya jika diperlukan, dan membuat SOP baru jika memang belum ada. Kata kunci utama dalam pembuatan SOP adalah disusun berdasarkan kebutuhan stakeholders, baik internal maupun eksternal.

Apa itu SOP?

Standard Operating Procedure merupakan satu set pedeoman dalam suatu organisasi yang menjelaskan prosedur kegiatan rutin. SOP sangat dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Sebelum membuat SOP, maka pada tingkat pertama UNISKA  harus membuat kebijakan mutu layanan yang biasanya tertuang dalam visi, misi, dan Renstra UNISKA, yang kemudian dituangkan dalam ”quality manual”.  Quality manual memuat kebijakan kualitas dan memberikan tinjauan umum dari proses-proses inti dalam suatu organisasi. Kebijakan mutu kemudian dijabarkan ke dalam SOP-SOP (tingkat kedua). SOP adalah prosedur-prosedur standard yang mendefinisikan bagaimana eksukusi berbagai tanggungjawab dari unit terkait yang relevan dengan investigasi mutu layanan. Agar SOP dapat dilaksanakan, maka perlu dibuat jabaran SOP secara teknis yang tertuang dalam instruksi kerja dalam suatu unit kerja (tingkat ke 3). Pada tingkat terakhir (tingkat ke 4) dapat dibagi menjadi dua. Bagian pertama meliputi formulir-formulir yang diperlukan untuk mendukung kegiatan layanan di UNISKA, serta dokumen-dokumen pendukung terkait. Bagian kedua meliputi records yang berfungsi sebagai bukti bahwa langkah-langkah inti dari mutu layanan telah terpenuhi. Records berguna untuk analisis data dan peningkatan layanan yang berkesinambungan.

Manfaat SOP

  1. dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan di UNISKA.
  2. dapat digunakan sebagai sarana  acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan di UNISKA.
  3. dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf baru sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan.
  4. dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan menggantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem di UNISKA.
  5. dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi di UNISKA.

Pembuatan SOP

A. Penilaian kebutuhan SOP

Langkah pertama dalam membuat SOP adalah penilaian kebutuhan SOP. Jika di suatu bagian/sub bagian belum ada SOP-nya, maka pertanyaan yang perlu dicarikan jawabnya adalah ”SOP apa yang dibutuhkan oleh suatu bagian/sub bagian/UNISKA? Jika sudah ada SOP pertanyaannya adalah ”Apakah SOP yang telah ada mampu memenuhi kebutuhan organisasi UNISKA?

B. Pengembangan SOP

Langkah-langkah pengembangan adalah sebagai berikut:

  1. Pembentukkan tim dan kelengkapannya
  2. Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif.
  3. Analisis dan pemilihan alternatif.
  4. Penulisan SOP.
  5. Pengujian & Review SOP
  6. Pengesahan SOP

Pengumpulan informasi dan data yang diperlukan untuk membuat SOP dapat dilakukan melalui brainstorming, focus group, wawancara, survey, benchmark dan telaahn dokumen. Pada tahap ini, perlu dipahami apa Tupoksi yang ada di UNISKA? Perlu diidentifikasi jumlah layanan yang ada di UNISKA. Setiap jenis layanan dapat menjadi SOP tersendiri, atau dapat pula jenis layanan yang sejenis/berkesinambungan dikelompokkan. Nah, layanan yang sudah dikelompokkan dibuatkan SOP-nya. Identifikasi apakah layanan telah sejalan dengan tupoksi? Identifikasi apakah di UNISKA  sudah ada SOP-nya? Jika sudah, apakah sudah sesuai dengan  visi-misi UNISKA yaitu memberikan pelayanan prima? Apakah layanan di UNISKA sudah sesuai dengan kebutuhan stakeholders? Apakah layanan yang dilakukan telah efisien dan efektif? Adakah masalah dalam kegiatan layanan di UNISKA? Efektifkah prosedur yang telah ada? Bandingkan dengan prosedur di tempat lain? Jika ada masalah, bagaimana prosedur-prosedur itu seharusnya berdasarkan data dan informasi yang ada? Dan lain-lain! Sebagai contoh, ditemukan bahwa di bagian kepegawaian terdapat masalah lamanya proses kenaikkan pangkat/jabatan fungsional, dosen kesulitan dalam mengurus kenaikkan jabatan/pangkat, dosen tidak tahu cara menghitung KUM, staf bagian ini kurang terampil, pimpinan menghambat, sidang senat universitas tidak jelas dll. Masalah-masalah ini kemudian dicarikan akar masalahnya, keterkaitan antar masalah dll., dan berdasarkan hal ini kemudian dibuat SOP yang mampu mengatasi akar masalah tersebut.

Gambar 1. Model Penilaian Kebutuhan SOP

Setelah kita mengumpulkan informasi dan data yang dibutuhkan serta telah mengidentifikasi apa yang terjadi, apa akar masalahnya, maka tahap selanjutnya adalah menganalisis dan memilih alternatif-alternatif prosedur (untuk memecahkan akar masalah dalam layanan) yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standardnya. Dalam tahap ini kita menganalisis a) kelayakan prosedur: realistik? Implikasinya? Reaksi yang mungkin timbul? Dll!, b) Implementasi: dapat diimplementasikan? Perlu training? Perlu sarana/prasarana baru? Perlu jabatan baru? Dll., c) Kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan, d) kelayakan politis: mencerminkan aspek akuntabilitas? Mempengaruhi citra UNISKA? Dll. Hasil kegiatan ini dapat dilokakaryakan untuk mendapatkan masukan dari berbagai pihak.

Tabel 1. SOP yang disusun oleh UI

Manajemen Umum Manajemen Akademik
1. Organisasi 1. Administrasi akademik
2. Dokumentasi 2. Records mahasiswa
3. Administrasi Umum 3. Sistem evaluasi dan konsistensi penerapannya.
4. Sistem Kontrak 4. Petunjuk dan konseling
5. Operasi dan pemeliharaan fasilitas 5. Pengembangan kurikulum
6. Pengembangan dan pelatihan staf 6. Metode belajar-mengajar
7. Sistem pelaporan 7. Manajemen laboratorium dan lat bantu mengajar
8. Human Rosource Management 8. Audit akademik
9. Audit internal

Setelah dianalisis maka tahap berikutnya adakah pembuatan SOP. Dalam hal ini perlu dipertimbangkan sebelum membuat SOP yaitu tentang apa tipe SOP yang akan dibuat, format SOP yang dipilih. Seperti yang telah saya sampaikan bahwa setiap jenis layanan dapat dibuatkan SOP-nya, tetapi dapat pula layanan sejenis dikelompokkan kemudian dibuat SOP-nya. Untuk cara yang terakhir, SOP disusun dalam bentuk modul. Jika terdapat 10 layanan, maka dalam satu SOP terdiri dari 10 modul. Modul dalam SOP terdiri dari nama modul, tujuan, ruang lingkup, referensi, sarana, prosedur kerja, flowchart & lampiran. Misalnya, di subbagian regristrasi terdapat 6 layanan seperti daftar ulang, penerimaan mahasiswa PPA & PBM, regristrasi mahasiswa PPA & PBM, penerimaan mahasiswa lewat SPMB, penerimaan mahasiswa diploma, pembuatan KTM non reguler. Maka dalam SOP ini terdiri dari enam modul. Bisa saja setiap layanan dibuat SOP-nya. UI misalnya, mengidentifikasi bahwa di UI untuk 12 fakultas dan 1 PPS terdapat 2000 jenis layanan. Pada tahap pertama UI membuat 17 prosedur seperti yang tertera dalam Tabel 1.

Format SOP bervariasi diantara organisasi. Tidak ada format baku yang wajib dianutnya. Pada umumnya SOP (adminsitrasi) mempunyai kelengkapan sebagai berikut:

  1. Sistem penomoran: penting untuk pengintegrasian SOP individual ke dalam  seluruh sistem.
  2. Kategori SOP: misal penanganan data (DATA), administrasi (ADM).
  3. Tanggal efektif: tanggal dimana SOP secara resmi digunakan.
  4. Tanggal revisi: tanggal diperlukannya revisi secara periodik jika diperlukan.
  5. Halaman judul: judul, nomor identifikasi SOP, tanggal pembuatan/revisi, tanda tangan dan tanggal penandatanganan oleh pejabat.
  6. Daftar isi
  7. Prosedur terdiri atas: a) tujuan, b) dapat diterapkan: mengidentifikasikan kapan prosedur yang telah disusun harus dilaksanakan, c) ringkasan, d) definisi: mengidentifikasi beberapa definisi yang digunakan dalam SOP terkait, e) kualifikasi personel: mengidentifikasi beberapa kualifikasi yang harus dimiliki oleh pengguna, f) kriteria, checklist atau standard lain yang harus diterapkan: menidentifikasi semua langkah langkah dan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk menunjang prosedur, g) pencatatan: mencatat format yang digunakan, lokasi tempat file, dsb. Dapat pula dibuatkan latar belakang pembuatan SOP sebelum menulis tujuan.
  8. Kontrol kualitas dan jaminan kualitas: menggambarkan beberapa langkah pengawasan dalam proses pengiriman atau penerimaan suatu produk.
  9. Referensi

Adalah penting bahwa sebelum membuat SOP, UNISKA perlu membuat SOP untuk pembuatan SOP di lingkungan UNISKA. Hal ini bertujuan agar terdapat keseragaman format dalam pembuatan SOP di UNISKA.

Contoh 1. SOP Pengajuan Cuti Tahunan (Format simple steps SOP)

-

DEPARTEMENPENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS BENGKULU

Jalan Raya Kandang Limun Bengkulu

Telp. 21170-21884 –20236

Faksimile (0736) 20236 Kode Pos 38371A

—————————————————–

Nomor : PK-C05

Tanggal: 4 Maret 2005

Tanggal revisi: 3 Maret 2005

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

Dasar hukum:

Prosedur:

  1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan, dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada bagian kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa;
  2. Pengawai yang mengajukan cuti menandatangani formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
  3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan.
  4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:

Kepala……………………

Contoh format diatas termasuk SOP yang sangat sederhana. Jika dibandingkan dengan format yang dikemukakan maka dapat dikatakan masih jauh dari sempurna.

Perbedaan Manual Prosedur, SOP dan Instruksi Kerja

DARI DEFINISI ETIMOLOGI

1. Prosedur Sistem Mutu (ISO 9001 : 2000)
(Dalam sistem penjaminan mutu PTS/PTN lain istilahnya: Manual Prosedur)

“Prosedur Sistem Mutu adalah prosedur terdokumentasi yang merinci dan menjelaskan langkah-langkah dan mekanisme pelaksanaan semua proses aktifitas dalam sistem manajemen mutu yang melibatkan berbagai fungsi, yang akan menjamin aktifitas tersebut terkendali dan merupakan penjabaran dari manual mutu”

2. Prosedur Kerja (ISO 9001 : 2000):

“Prosedur Kerja adalah pedoman kerja berisi mekanisme dan urutan/proses kerja dari suatu kegiatan/aktifitas pada satu unit dalam rangka menunjang penerapan sistem manjemen mutu”

- urutan kerja

- yang mengerjakan/penanggung jawab

- kapan / berapa lama mengerjakan

3. Instruksi Kerja (ISO 9001 : 2000)

Instruksi Kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara  rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja

DARI SUDUT PANDANG PEMBERLAKUANNYA

Prosedur Sistem Mutu adalah prosedur yang berlaku secara menyeluruh dan embeded dalam seluruh sistem perguruan tinggi tersebut. Artinya Prosedur SIstem MUtu ini mempunyai pemberlakuan wilayah secara menyeluruh mengikat unsur/lembaga/fakultas/prodi di lingkungan universitas/perguruan tinggi.

Prosedur Kerja adalah prosedur yang berlaku dengan lingkup/wilayah/proses di unit tertentu dan hanya berlaku pada unit tersebut diberlakukan. misal Prosedur Kerja Fakultas Teknologi Industri tentang PRosedur PEngajuan Peminjaman Kendaraan. Maka prosedur tersebut hanya berlaku di lingkungan Fakultas Teknologi Indsutri saja, sehingga elemen Fakultas Ekonomi tidak bisa menggunakan Prosedur KErja Fakultas Teknologi Industri tersebut untuk mengatur proses di FE. Kecuali Fakultas Ekonomi mengkaji Prosedur Kerja Fakultas Teknologi dan dibuat dengan format untuk Fakultas Ekonomi, namun tentu lingkup kerja dan pengesahan dokumen Prosedur Kerja dilakukan secara terpisah dr Fakultas TI dengan melibatkan Dekan Fakultas Ekonomi dan Badan Penjaminan Mutu.

PERBEDAAN SECARA FUNGSI DAN IKATAN PEMBERLAKUANNYA

Prosedur Kerja dalam kontek implementasi maka mempunyai unsur:

- Siapa yang bertanggungjawab pada proses tersebut (Misal Kabag Rumah Tangga)
– Waktu pemberlakuan proses :

Misal dalam kalimat  :
Surat Pengajuan Peminjaman MObil diajukan kepada Kabag Rumah Tangga paling   lambat 3 hari sebelum tanggal penggunaan kendaraan.

Instruksi Kerja dalam kontek implementasi maka mempunyai unsur:

- Kalimat yang digunakan adalah kalimat perintah, misal:

Pastikan tabung air terisi penuh seblum mesin uap dihidupkan
Tentukanlah suhu maksimal 85 C untuk kondisi……………….

Daftar Pustaka

Anonim. ? SOP Preparing, approving and implementing SOP. California Department of pesticide regulation. ?

Jifsan Good Aquacultural Practices Program. ? Standard Operating Procedures. ?

Lembaga Administrasi Negara RI.  2005. Penyusunan Standard Operating Procedures. Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta.

Montana Department. ? Guidance for preparing a standard operating procedure. ?

Pusat Informasi Lingkungan Bapedal. ? Bapedal Environmental Management Services Project. Egis Consulting. Jakarta.

QMS.? Peningkatan Manajemen SDM: Pengembangan Quality Management System. UI. Jakarta.

Santoso, U. 2008. Penyusunan Standard Operating Procedure Layanan Universitas Bengkulu. Universitas Bengkulu, Bengkulu.

About these ads

Actions

Information

3 responses

6 07 2010
canon digital rebel xt eos

makasih infonya,,,salam hangat,,,

6 12 2010
Coretta Hulm

This post appears to get a great deal of visitors. How do you get traffic to it? It offers a nice unique spin on things. I guess having something real or substantial to post about is the most important factor.

2 08 2011
cheap air max shop

Thanks for sharing this Blog with us.It will be Helpful for future references.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s




%d bloggers like this: