PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL PROGRAM, KEGIATAN DAN ANGGARAN UNIVERSITAS BENGKULU (DRAFT)

16 06 2008

Oleh: TIM Badan Perencanaan dan Pengembangan Universitas Bengkulu
BAB I
PENDAHULUAN
Monitoring dan evaluasi internal (Monevin) merupakan kegiatan rutin yang berkesinambungan dan harus terus menerus dilakukan. Pada dasarnya monevin merupakan kegiatan pemantauan pelaksanaan kegiatan bukan suatu kegiatan untuk mencari kesalahan, tetapi membantu melakukan tindakan perbaikan secara terus menerus. Monitoring dan evaluasi (monev) dilakukan sebagai usaha untuk menentukan apa yang sedang dilaksanakan dengan cara memantau hasil/prestasi yang dicapai dan jika terdapat penyimpangan dari standar yang telah ditentukan, maka segera diadakan perbaikan, sehingga semua hasil/prestasi yang dicapai dapat sesuai dengan rencana.

A. Landasan Hukum Pelaksanaan
Landasan hukum pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di Universitas Bengkulu adalah:
1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara.
3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional.
4. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah.
5. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
6. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 111/O/2004, tentang Statuta Universitas Bengkulu dan berbagai peraturan perundangan terkait lainnya.
7. HELTS Dikti 2003-2010.
8. Rencana Strategis Universitas Bengkulu.
Selain merujuk pada berbagai undang-undang dan peraturan pemerintah yang ada, perlu juga mempertimbangkan beberapa draft Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah seperti Undang-Undang Badan Hukum Pendidikan (BHP) dan Peraturan Pemerintah tentang Pengelolaan Pendidikan Nasional.
B. Tujuan Monitoring dan Evaluasi Internal
1. Memberikan masukan terhadap pelaksana untuk mengatasi hambatan yang dihadapi oleh pelaksana kegiatan.
2. Menyediakan sumber informasi prestasi utama bagi pimpinan Universitas Bengkulu.
3. Sebagai salah satu dasar pembuatan kebijakan di lingkungan Universitas Bengkulu.
4. Menjaminkan bahwa kesesuaian/kepatuhan terhadap prosedur senantiasa dijalankan sesuai dengan standard yang berlaku.
C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup monevin mencakup kemajuan fisik, keuangan dan program yang tercantum dalam Rencana Program, Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RPKAT).

BAB II
STRATEGI MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL

A. Definisi Konsep
Ada beberapa konsep dalam pedoman ini yang perlu dijelaskan sebagai berikut:
1. Dampak: perubahan jangka panjang yang dicapai dari program dan kegiatan yang dilaksanakan melalui serangkaian efek-efek hasil dari kegiatan-kegiatan tersebut.

2. Hasil: Setelah kegiatan berakhir, terjadi perubahan-perubahan tertentu atau efek-efek tertentu yang diharapkan.

3. Indikator kinerja: produk atau layanan yang dihasilkan untuk mencapai hasil-hasil yang diharapkan.

4. Kegiatan: sebuah intervensi dimana unit pelaksana secara langsung bertanggungjawab untuk mengadakan, melaksanakan atau pencapaian.

5. Komponen biaya: Sumber daya yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan dan tugas-tugas untuk menghasilkan capaian dari suatu kegiatan.

6. Proses: Tahapan kegiatan-kegiatan itu dilaksanakan.

B. Prinsip Pelaksanaan
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut: 1) kejelasan tujuan dan hasil yang diperoleh dari monitoring dan evaluasi; 2) pelaksanaan dilakukan secara objektif; 3) dilakukan oleh petugas yang memahami konsep, teori dan proses serta berpengalaman dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi agar hasilnya sahih dan handal; 4) pelaksanaan dilakukan secara terbuka; 5) melibatkan berbagai pihak yang dipandang perlu dan berkepentingan secara proaktif; 6) pelaksanaannya dapat dipertanggungjawabkan secara internal dan eksternal; 7) mencakup seluruh objek agar dapat menggambarkan secara utuh kondisi dan situasi sasaran pemantauan dan evaluasi; 8) pelaksanaan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan pada saat yang tepat agar tidak kehilangan momentum yang sedang terjadi; 9) dilaksanakan secara berkala dan berkelanjutan; 10) berbasis indikator kinerja, yaitu kriteria/indikator yang dikembangkan berdasarkan sepuluh program strategis UNIB; 11) efektif dan efisien.

C. Sistematika Monitoring dan Evaluasi
Pada tahap awal monitoring dan evaluasi, tim monitoring perlu mencari data-data hasil saat ini. Hal ini dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu pengamatan langsung, wawancara dan laporan tertulis. Setelah diperoleh data yang diinginkan, tim monevin kemudian membandingkan hasil dengan standar yang telah ditentukan.
D. Tim Pelaksana
Tim monevin ditunjuk oleh Rektor berdasarkan keputusan rektor dan berada di bawah langsung Rektor. Artinya hanya terdapat satu tim monevin terpadu yang mempunyai kewenangan melakukan monevin di lingkungan Universitas Bengkulu. Secara prinsip tim monevin harus bebas dari kepentingan dan memiliki sikap jujur, egaliter, tidak memihak, dan tidak mencari-cari kesalahan. Jika keadaan mengharuskan, tim monevin dapat ditunjuk dari luar UNIB ataupun gabungan baik dari dalam maupun luar UNIB. Tim monevin dipilih berdasarkan kemampuan, keterampilan dan pengalaman mereka dalam kegiatan monev sesuai dengan keahliannya. Selain itu, tim monev yang ditunjuk harus mempunyai sertifikat monev. Tim monev bertanggungjawab kepada Rektor.

BAB III
METODE MONITORING DAN EVALUASI

Monitoring dan evaluasi merupakan kegiatan rutin dapat dilakukan secara berjenjang, terstruktur dan terjadwal yang dilakukan oleh Tim khusus. Tim khusus dibentuk berdasarkan SK rektor dengan kriteria tertentu.
Monitoring dan evaluasi internal (Monevin) Universitas Bengkulu dilaksanakan melalui pendekatan partisipatif berbasis program dan kegiatan untuk menilai prestasi dan perkembangan pelaksanaan kegiatan. Indikator utama yang diukur disini adalah indikator dari kepentingan stakeholders yang dituju.
Agar pelaksanaan monevin dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuannya, maka setiap unit di lingkungan UNIB hendaknya menyiapkan beberapa kelengkapan yaitu Evaluasi diri, Rencana Strategis (Renstra), Rencana Penerimaan PNBP, Rencana program, kegiatan dan anggaran penyelengaraan dan pembangunan pendidikan tinggi (RPKA), serta melaporkan hasil kegiatan selama periode tertentu. Setiap unit diwajibkan melaporkan kegiatannya setiap bulan. Untuk kegiatan fisik dapat mengacu kepada “Pedoman Pengukuran Realisasi Fisik Kegiatan untuk Penyusunan Laporan Perkembangan pelaksanaan Program/Kegiatan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional”. Data dan informasi tersebut di atas akan dijadikan pedoman oleh tim monevin UNIB dalam menjalankan tugasnya.

A. Waktu Pelaksanaan dan Hasil Monevin
Waktu monevin dilaksanakan tiga kali dalam satu tahun dibagi dalam tiga rentang yakni di awal, pertengahan dan akhir pelaksanaan RPKA. Sedangkan lama waktu pelaksanaan di sesuaiakan dengan jadwal kunjungan di masing-masing unit.
1. Monevin Awal Pelaksanaan Program
– Mengkonfirmasi kondisi yang tertulis di dalam usulan RPKA dengan kondisi riil di lapangan
– Penentuan dan kesepakatan indikator kinerja pelaksanaan RPKA
– Memberikan alternatif pemecahan masalah tentang:
i. strategi pencapaian tujuan,
ii. kemungkinan keberhasilan yang dapat diraih, serta
iii. kendala yang akan datang
– Memberikan penjelasan pada pihak terkait mengenai mekanisme kerja implementasi program RPKAT

2. Monevin Pertengahan Pelaksanaan Program
– Melihat langsung dampak dari pelaksanaan RPKA pada pertengahan implementasi melalui:
i. diri sendiri
ii. civitas academica
– Melihat arah pengembangan unit pelaksana apakah sesuai dengan tujuan yang dicapai dalam usulan
– Menggali kemungkinan keberlangsungan hasil pengembangan dan peningkatan yang telah dicapai

3. Monevin Akhir Pelaksanaan Program
– Melihat langsung dampak dari pelaksanaan RPKAT pada akhir implementasi melalui:
i. diri sendiri
ii. civitas academica
– Melihat arah pengembangan selanjutnya unit pelaksana
– Menggali informasi pada:
i Indikator capaian
ii Kendala dan masalah serta solusinya
– Melihat usaha-usaha dalam rangka menjaga keberlangsungan hasil pengembangan dan peningkatan yang telah dicapai oleh unit

B. Instrumen Monevin

Untuk melaksanakan tugasnya dengan baik maka tim monevin dilengkapi dengan alat-alat monevin antara lain sebagai berikut:

a. Matrik monitoring perkembangan/kemajuan pelaksanaan kegiatan
Matrik (Lampiran 1) monevin perkembangan menunjukkan indikator yang dibuat. Indikator itu digunakan untuk mengukur perkembangan proses dan sistem yang direncanakan oleh suatu unit. Pelaporan pada indikator ini membutuhkan analisis pengumpulan data dan informasi secara periodik. Dalam pelaksanaan monevin lebih ditekankan kepada kendala-kendala apa yang terjadi di setiap unit pelaksana, dan apa yang telah dilakukan untuk mengatasi hal tersebut, juga apakah cara yang digunakan tepat untuk mengatasi hambatan tersebut baik ditinjau dari segi aturan yang berlaku maupun hal-hal lain yang mungkin di setiap unit akan bervariasi. Tim monevin diwajibkan memberikan saran perbaikan agar pelaksanaan kegiatan di unit tersebut dapat berjalan dengan baik sehingga terdapat kesesuaian antara perencanaan dengan pelaksanaan, dan pencapaian tujuan kegiatan tersebut.

b. Selain matrik, tim monevin juga dilengkapi dengan alat monevin lain berupa daftar pertanyaan yang wajib diisi oleh setiap unit yang dimonevin (Lampiran 2).

c. Tim monevin dalam melaksanakan tugasnya perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
(1) mengidentifikasi kegiatan pengembangan kapasitas pada tahun berjalan.
(2) mengidentifikasi penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan serta memberikan saran untuk perbaikannya.
(3) mengidentifikasi perubahan prestasi pada unit yang dimonevin.
(4) mengidentifikasi dan menganalisis kesenjangan antara rencana dan pelaksanaan
(5) mengidentifikasi tindakan yang dibutuhkan oleh unit tersebut guna perbaikan dalam pelaksanaannya.
(6) menilai dan melihat secara langsung dampak dari pelaksanaan kegiatan di unit tersebut.
(7) melihat arah perkembangan unit tersebut selanjutnya.
(8) Melihat usaha-usaha yang telah dan akan dilaksanakan dalam rangka menjaga keberlangsungan hasil kegiatan tersebut.
(9) menilai capaian, kendala dan masalah yang dihadapi serta solusinya.
Kegiatan tersebut dilaksanakan berdasarkan wawancara dengan responden kunci seperti pejabat, penanggungjawab program dan kegiatan, PUMK, PUMC, stakeholders dan responden kunci lainnya, mengevaluasi dokumen tertulis, meninjau lapangan dan bentuk lainnya jika diperlukan. Sebelum pelaksanaan monevin, tim monevin membuat jadwal kegiatan yang disebarkan kepada seluruh unit yang akan dimonevin, sehingga unit-unit tersebut siap dimonevin.
Setelah kegiatan monevin dilaksanakan, maka tim monevin wajib membuat laporan hasil monevin. Agar terdapat keselarasan, setelah monevin selesai tim monevin membuat matrik tentang temuan-temuan di lapangan, saran perbaikan, kesanggupan unit untuk menindaklanjuti temuan dan saran tersebut. Hasil monevin ini kemudian didiskusikan dengan unit yang dimonev dan ditandatangi bersama (Lampiran 3).
Langkah berikutnya, tim monevin membuat laporan hasil monevin tersebut dengan sistematika sebagai berikut: a. Abstrak, b. Pendahuluan, c. Tujuan, d. Metode Pelaksanaan Monevin, e. Hasil dan Pembahasan Monevin, f. Simpulan dan Saran.

d. Alat ukur lain (matrik, daftar pertanyaan dll.) jika diperlukan dapat dibuat oleh tim monevin.

C. Subyek yang di Monev
Subyek yang di monev adalah unit kerja yang melaksanakan RPKAT sebagai berikut:
1. Fakultas
2. UPT
3. UPM
4. Lembaga
5. PK DIPA
6. Biro.

Dalam melaksanakan kunjungan ke setiap unit kerja, Tim monev akan bertemu dengan unsur-unsur dari setiap unit untuk memperoleh hasil monev.
1. Monvein Tingkat Fakultas
– Tim Monev bertemu dengan Dekan, Pembantu Dekan, dan Kabag,
– Tim Monev bertemu dengan Ketua Jurusan, Ketua Lab, dan Ketua Program Studi,
– Tim Monev bertemu dengan perwakilan dosen, karyawan, dan mahasiswa.

2. Monvein Tingkat UPT
– Tim Monev bertemu dengan Kepala UPT, dan Kabag,
– Tim Monev bertemu dengan perwakilan karyawan,
– Pengguna (mahasiswa dan dosen).

3. Monevin Tingkat UPM
– Tim Monev bertemu dengan Kepala UPM, sekretaris dan Karyawan.
4. Monevin Tingkat Lembaga
– Tim Monev bertemu dengan Kepala Lembaga, sekretaris, Kabag, dan Kasubag,
– Tim Monev bertemu dengan karyawan,
– Perwakilan dosen.

5. Monevin Tingkat PK DIPA
– Tim Monev bertemu dengan PK Pembangunan, PK Rutin, dan PK PNBP,
– Tim Monev bertemu dengan karyawan.

6. Monevin Tingkat Biro
– Tim Monev bertemu dengan Kepala Biro, dan Kabag,
– Tim Movev bertemu dengan para Kasubag,
– Tim Monev bertemu dengan wakil karyawan.

D. Objek yang Dimonev
– program
– anggaran
– fisik

E. Rincian Pelaksanaan Pertemuan

Pertemuan/Sesi Keterangan
Pimpinan Fakultas/ Unit/Lembaga/ Biro/ PK-DIPA
Acara:
• Pimpinan Fakultas/ Unit/Lembaga/ Biro/ PK-DIPA menjelaskan secara garis besar kondisi dan situasi pelaksanaan program kegiatan yang sedang berlangsung di Fakultas/ Unit/Lembaga/ Biro/ PK-DIPA tersebut, termasuk dampak yang terjadi akibat program kegiatan tersebut.
• Diskusi
Informasi yang harus disampaikan pada sesi ini oleh tim monevin:
• Penjelasan mengenai tujuan monevin.
• Garis besar kegiatan yang akan dilakukan oleh tim monevin.
Informasi yang harus didapatkan pada sesi ini oleh tim monevin:
• Sejauhmana komitmen pimpinan Fakultas/ Unit/Lembaga/ Biro/ PK-DIPA terhadap pelaksanaan Rencana Program Kegiatan dan Anggaran tersebut. Komitmen ini dicerminkan dengan sejauhmana keterlibatan dan dukungan pimpinan terhadap pelaksanaan RPKA ditingkat Fakultas/ Unit/Lembaga/ Biro/ PK-DIPA.
• Masalah dan hambatan yang dijumpai dalam pelaksanaan RPKA di tingkat Fakultas/ Unit/Lembaga/ Biro/ PK-DIPA.
• Cara penanggulangan masalah dan hambatan tersebut di atas dengan alasannya, termasuk kebijakan yang diambil oleh pimpinan yang berdampak, baik secara langsung maupun tidak langsung, pada pelaksanaan RPKA di tingkat Fakultas/ Unit/Lembaga/ Biro/ PK-DIPA
• Dampak yang dirasakan oleh pimpinan.
Ketua Jurusan, PS dan laboratorium Acara:
• Penjelasan dari Ketua Jurusan/Prodi/laboratorium mengenai kondisi dan situasi pelaksanaan RPKA yang sedang berlangsung di Jurusan/Prodi/Lab termasuk dampak yang semuanya harus didukung dengan data-data yang akurat.
• Diskusi
Informasi yang harus disampaikan pada sesi ini oleh tim monevin:
• Penjelasan mengenai tujuan monitoring.
• Garis besar kegiatan yang akan dilakukan oleh tim monev selama berada di Jurusan/Prodi/Laboratorium.

Informasi yang harus didapatkan pada sesi ini oleh tim monev:
• Sejauh mana komitmen Pimpinan Fakultas dan Ketua Jurusan/Prodi/Lab terhadap pelaksanaan RPKA di tingkat Jurusan/Prodi/Lab. Komitmen ini dicerminkan sejauh mana keterlibatan pimpinan dalam memberikan perhatian dan dorongan pada seluruh staf akademik sehingga target-target yang dicantumkan dalam RPKA dapat tercapai dengan baik.
• Masalah dan hambatan yang dijumpai dalam pelaksanaan kegiatan RPKA di tingkat Jurusan/Prodi/Laboratorium.
• Cara penanggulangan masalah dan hambatan tersebut di atas dengan alasannya, termasuk berbagai kebijakan yang diambil pimpinan fakultas dan Ketua Jurusan/Prodi/Lab yang berdampak, baik secara langsung maupun tidak langsung, pada pelaksnaan RPKA di tingkat Jurusan/Prodi/Laboratorium.
Perwakilan Dosen, &Karyawan Tingkat Fakultas Acara:
• Penjelasan dari Tim monev mengenai tujuan kunjungan dalam rangka monevin
• Diskusi
Informasi yang harus disampaikan pada sesi ini oleh tim monevin:
• Hasil diskusi dengan pimpinan Fakultas, Jurusan, Prodi, Lab pada sesi sebelumnya.

Informasi yang harus didapatkan pada sesi ini oleh tim monev:
• Sejauh mana mengenai pengetahuan staf akademik mengenai RPKA yang telah disusun.
• Sejauh mana mengenai keterlibatan staf akademik dalam aktifitas yang terkait yang tercantum dalam RPKA.
• Masalah dan hambatan yang dijumpai dalam melakukan usaha – usaha untuk meningkatkan proses belajar mengajar yang terjadi.
• Usulan cara penanggulangan masalah dan hambatan tersebut di atas dengan alasannya.
• Dampak, internal dan eksternal yang dirasakan oleh para staf akademik di tingkat Fakultas/Jurusan/Prodi.
• Bagaimana suasana akademik di Prodi/jurusan apakah cukup baik atau tidak.
• Perlu juga dilihat antusiasme staf akademik untuk mensukseskan pelaksanaan RPKA pada Prodi/Jurusan /Fakultas.
Perwakilan karyawan di Tingkat Unit/Lembaga/Biro/PK DIPA Acara:
• Penjelasan dari Tim monev mengenai tujuan kunjungan dalam rangka monevin.
• Diskusi.
Informasi yang harus disampaikan pada sesi ini oleh tim monevin:
• Hasil diskusi dengan pimpinan Unit/Lembaga/Biro/PK DIPA pada sesi sebelumnya.
Informasi yang harus didapatkan pada sesi ini oleh tim monev:
• Sejauh mana mengenai pengetahuan staf karyawan mengenai RPKA yang telah disusun di Tingkat Unit/Lembaga/Biro/PK DIPA.
• Sejauh mana mengenai keterlibatan staf karywan dalam aktifitas yang terkait yang tercantum dalam RPKA.
• Masalah dan hambatan yang dijumpai dalam melakukan usaha – usaha melaksanakan RPKA di tingkat Unit/Lembaga/Biro/PK DIPA.
• Usulan cara penanggulangan masalah dan hambatan tersebut di atas dengan alasannya.
• Dampak internal dan eksternal yang dirasakan oleh para staf karyawan di tingkat Unit/Lembaga/Biro/PK DIPA.

Perwakilan Mahasiswa Tingkat Fakultas Acara:
• Penjelasan dari Tim monev mengenai tujuan kunjungan dalam rangka monevin.
• Diskusi.
Informasi yang harus disampaikan pada sesi ini oleh tim monevin:
• Hasil diskusi dengan pimpinan Fakultas, Jurusan, Prodi, Lab pada sesi sebelumnya.
• Hasil diskusi dengan dosen dan karyawan pada sesi sebelumnya.

Informasi yang harus didapatkan pada sesi ini oleh tim monev:
• Sejauh mana mengenai pengetahuan mahasiswa mengenai program-program fakultas.
• Sejauh mana mengenai kondisi dan situasi proses belajar mengajar, termasuk praktikum, kerja lapangan, & pelaksanaan tugas akhir, yang ada di dalam program studi/ jurusan.
• Faktor-faktor yang menghambat maupun yang mendorong proses studi mahasiswa pada program studi/jurusan.
• Dampak yang dirasakan dengan pelaksanaan program.
• Sejauh mana pemanfaatan sumberdaya (peralatan dan buku) yang ditujukan untuk digunakan dalam membantu proses belajar mengajar di tingkat Prodi/jurusan.
• Usulan-usulan untuk perbaikan proses belajar mengajar dan dalam rangka meningkatkan kinerja dari Prodi/Jurusan yang dilihat dari sudut pandang mahasiswa.
• Bagaimana suasana akademik di Program Studi/ Jurusan apakah cukup baik atau tidak dari sudut pandang mahasiswa.

E. Laporan Monevin
Tim monevin setelah menyelesaikan tugasnya, menyusun laporan kesimpulan kualitatif hasil monevin. Laporan kesimpulan kemudian didiskusikan dengan pengelola institusi untuk disepakati dan ditandatangai bersama oleh Tim Monevin dan pimpinan institusi dengan menggunakan format Lampiran 3.

BAB IV
ETIKA TIM MONITORING DAN EVALUASI

A. Bagi Tim Monevin
Anggota monitoring dan evaluasi dalam melaksanakan tugasnya diwajibkan memperhatikan beberapa etika sebagai berikut:
1. Anggota harus sudah mendapatkan ijin bekerja sebagai tim monevin dari atasan.
2. Anggota monevin harus mentaati jadwal pertemuan atau janji pertemuan. Apabila ia gagal dalam menghadiri jadwal tersebut, karena suatu sebab, harus sesegera mungkin menghubungi contact-person yang disepakati sebelumnya.
3. Anggota monevin harus proaktif dan terus menjaga kekinian pada standard, pengumuman-pengumuman dan perubahan kebijakan Universitas Bengkulu.
4. Anggota monevin adalah peer review (rekan sejawat), yang mewakili komunitas akademik dan bukan mewakili jabatan struktural, dan tidak mempunyai kekuasaan eksekusi pendanaan.
5. Anggota monevin menyerahkan rekomendasi kepada Rektor UNIB, yang mempunyai otoritas untuk menentukan keputusan.
6. Koordinator monevin mempunyai tanggungjawab untuk mengkoordinasikan jadwal, logistik dan komunikasi dengan pihak yang dimonevin.
7. Anggota monevin diharapkan untuk:
• mentaati jadwal dan prosedur sesuai dengan kebijakan universitas, yang dikoordinasikan oleh seorang koordinator.
• Mencari secara aktif informasi yang ada hubungannya dengan pihak yang dimonevin yang akan dikunjungi.
• Disarankan untuk secara langsung berhubungan dengan koordinator monevin, sehingga data dan informasi yang dibutuhkan bisa diperoleh dari yang dimonevin.
• Menghormati struktur organisasi lokal dan aturan-aturan penggunaan dokumen. Semua dokumen yang direview harus dikembalikan segera setelah selesai monevin.
• Menyiapkan summary report berdasarkan temuan, dan secara jelas menonjolkan isu-isu serta pertanyaan-pertanyaan yang belum terjawab. Summary report harus diserahkan ke koordinator monevin UNIB satu hari setelah selesai site visit, dan merupakan hasil kompiliasi 3 anggota tim monevin.
• Menghormati interprestasi aturan-aturan yang ada. Seandainya timbul keraguan dapat dikonsultasikan kepada koordinator untuk diteruskan kepada pihak yang dianggap lebih paham via komunikasi dalam bentuk apapun.
• Apabila ada beberapa pertanyaan yang tidak bisa dijawab, maka dapat diteruskan kepada koordinator monevin untuk dapat direspon secara benar.
• Menghindari semua potensi konflik kepentingan yang mungkin terjadi.
• Menghindari diskusi yang mungkin akan menimbulkan konflik kepentingan atau alasan lain yang akan mengurangi objektivitas.
• Anggota monevin dilarang untuk menghubungi secara langsung pihak yang dimonevin, sebelum atau sesudah monevin kecuali lewat koordinator.
• Menjaga kerahasiaan secara penuh berlaku untuk semua informasi yang berkaitan dengan pihak yang dimonevin, termasuk dokumen yang dipergunakan dalam monevin. Tim monevin bertanggungjawab untuk mencegah kemungkinan terjadinya kebocoran informasi.
• Anggota Tim Monevin tidak dibenarkan melakukan monev pada unit kerjanya sendiri atau pada unit kerja yang memungkinkan “conflict of interest”.
8. Anggota monevin diwajibkan menghormati dan merespek tradisi lokal, standard moral, dan kebiasaan setempat.
9. Tidak dibenarkan mendapat fasilitas tambahan diluar aturan monevin dari pihak yang dimonevin.
10. Anggota monevin diharuskan bersikap profesional dan bertingkah laku baik selama monevin.
11. Anggota monevin harus selalu bekerjasama dengan partner monevin, terlepas dari keahlian, pengalaman dan pengetahuannya.
12. Menggunakan waktu meeting secara efisien, sehingga batas waktu yang tersedia bisa dipergunakan untuk mengcover seluruh aspek yang seharusnya diperoleh.
13. Selalu secara aktif mencari informasi dan disepakati diantara anggota tim monevin, dan secara penuh mendukung keputusan apapun dari tim leader.

B. Bagi Pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PK Dikunjungi

1. Pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PK sedapat mungkin membantu kelancaran proses kerja visitasi yang dilakukan oleh Timk Monevin.
2. Pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PK dapat menolak kehadiran anggota Tim Monevin, jika dapat membuktikan secara tertulis bahwa mereka mempunyai pertentangan kepentingan (conflict of interest).
3. Jika pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PK berpendapat bahwa telah terjadi kesalahan dalam proses visitasi, maka harus segera melaporkannya kepada Rektor.
4. Pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PK tidak diperkenankan memberi apapun kepada anggota Tim Monevin yang melaksanakan visitasi.

BAB V
PENUTUP

Tim monevin diharapkan dapat melakukan tugasnya secara cermat dalam mencapai tujuan monevin. Apabila dalam melaksanakan monevin ditemukan hal-hal penting dan relevan yang tidak termasuk dalam pedoman ini, para pelaksana monevin diharapkan dapat memberikan catatan tambahan pada laporan hasil monevin. Diharapkan pula agar dalam laporan monevin disertakan saran-saran atau rekomendasi yang relevan yang diangkat dari hasil menevin ini.

About these ads

Actions

Information

5 responses

28 01 2009
afri

goood banget

28 01 2009
uripsantoso

thanks a lot.

28 01 2009
afri

klo bisa monevnya yang umum lagi jangan pada satu kegiatan dunk thanks ya

18 09 2014
ida ayu widiastuti

prof… mohon di sharing contoh format mornitoring pelaksanaan kegitan bidang kemahasiswaan misalnya wisuda dll , tks ya

18 09 2014
uripsantoso

Saya sdh tidak lagi di perencanaan. jadi saya tidak punya dokumen yg dimaksud. Tks

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s




%d bloggers like this: