PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROCEDURE LAYANAN UNIVERSITAS BENGKULU

Pendahuluan

            Universitas Bengkulu melalui visinya menyebutkan bahwa UNIB mengedepankan pelayanan prima kepada stakeholders, baik stakeholders internal maupun eksternal. Namun, visi yang amat luhur ini masih terkendala oleh berbagai factor antara lain oleh inefisiensi dalam melayani stakeholders serta banyaknya keluhan stakeholders tentang lambatnya pelayanan di UNIB ini. Dalam rangka mencapai pelayanan prima, yang ditandai oleh kepuasan stakeholders, adanya akuntabilitas publik dll maka perlu dilakukan evaluasi sejauh mana prosedur kerja telah dirancang, dilaksanakan dan direvisi serta bagaimana pelaksanaan SOP di lingkungan UNIB.

            UNIB bertekad untuk menerapkan prinsip-prinsip tata kepemerintahan yang baik (good governance), sehingga diharapkan akan mendorong terbentuknya manajemen UNIB yang lebih efisien, dan terbentuknya profesionalisme. Untuk mencapai kondisi tersebut, maka perlu adanya evaluasi  SOP yang telah ada dan merevisinya jika diperlukan, dan membuat SOP baru jika memang belum ada. Kata kunci utama dalam pembuatan SOP adalah disusun berdasarkan kebutuhan stakeholders, baik internal maupun eksternal.

 

Apa itu SOP?

            Standard Operating Procedure merupakan satu set pedeoman dalam suatu organisasi yang menjelaskan prosedur kegiatan rutin. SOP sangat dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Sebelum membuat SOP, maka pada tingkat pertama UNIB  harus membuat kebijakan mutu layanan yang biasanya tertuang dalam visi, misi, dan Renstra UNIB, yang kemudian dituangkan dalam ”quality manual”.  Quality manual memuat kebijakan kualitas dan memberikan tinjauan umum dari proses-proses inti dalam suatu organisasi. Kebijakan mutu kemudian dijabarkan ke dalam SOP-SOP (tingkat kedua). SOP adalah prosedur-prosedur standard yang mendefinisikan bagaimana eksukusi berbagai tanggungjawab dari unit terkait yang relevan dengan investigasi mutu layanan. Agar SOP dapat dilaksanakan, maka perlu dibuat jabaran SOP secara teknis yang tertuang dalam instruksi kerja dalam suatu unit kerja (tingkat ke 3). Pada tingkat terakhir (tingkat ke 4) dapat dibagi menjadi dua. Bagian pertama meliputi formulir-formulir yang diperlukan untuk mendukung kegiatan layanan di UNIB, serta dokumen-dokumen pendukung terkait. Bagian kedua meliputi records yang berfungsi sebagai bukti bahwa langkah-langkah inti dari mutu layanan telah terpenuhi. Records berguna untuk analisis data dan peningkatan layanan yang berkesinambungan.

 

Manfaat SOP

1. dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan di UNIB.
2. dapat digunakan sebagai sarana  acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan di UNIB.
3. dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf baru sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan.
4. dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan menggantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem di UNIB.
5. dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi di UNIB.

 

Pembuatan SOP

A. Penilaian kebutuhan SOP

            Langkah pertama dalam membuat SOP adalah penilaian kebutuhan SOP. Jika di suatu bagian/sub bagian belum ada SOP-nya, maka pertanyaan yang perlu dicarikan jawabnya adalah ”SOP apa yang dibutuhkan oleh suatu bagian/sub bagian/UNIB? Jika sudah ada SOP pertanyaannya adalah ”Apakah SOP yang telah ada mampu memenuhi kebutuhan organisasi UNIB?

 

B. Pengembangan SOP

          Langkah-langkah pengembangan adalah sebagai berikut:

1. Pembentukkan tim dan kelengkapannya
2. Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif.
3. Analisis dan pemilihan alternatif.
4. Penulisan SOP.
5. Pengujian & Review SOP
6. Pengesahan SOP

 

Peraturan Per-UU-an

Lingkungan Operasional

Kebutuhan organisasi & Stakeholder

Penilaian kebutuhan   SOP apa yang dibutuhkan?       Mampukah SOP Yang ada memenuhi?     Tidak

Ya

SOP yang ada

Pengembangan SOP

 

                                         

Gambar 1. Model Penilaian Kebutuhan SOP

 

 

          Pengumpulan informasi dan data yang diperlukan untuk membuat SOP dapat dilakukan melalui brainstorming, focus group, wawancara, survey, benchmark dan telaahn dokumen. Pada tahap ini, perlu dipahami apa Tupoksi yang ada di UNIB? Perlu diidentifikasi jumlah layanan yang ada di UNIB. Setiap jenis layanan dapat menjadi SOP tersendiri, atau dapat pula jenis layanan yang sejenis/berkesinambungan dikelompokkan. Nah, layanan yang sudah dikelompokkan dibuatkan SOP-nya. Identifikasi apakah layanan telah sejalan dengan tupoksi? Identifikasi apakah di UNIB  sudah ada SOP-nya? Jika sudah, apakah sudah sesuai dengan  visi-misi UNIB yaitu memberikan pelayanan prima? Apakah layanan di UNIB sudah sesuai dengan kebutuhan stakeholders? Apakah layanan yang dilakukan telah efisien dan efektif? Adakah masalah dalam kegiatan layanan di UNIB? Efektifkah prosedur yang telah ada? Bandingkan dengan prosedur di tempat lain? Jika ada masalah, bagaimana prosedur-prosedur itu seharusnya berdasarkan data dan informasi yang ada? Dan lain-lain! Sebagai contoh, ditemukan bahwa di bagian kepegawaian terdapat masalah lamanya proses kenaikkan pangkat/jabatan fungsional, dosen kesulitan dalam mengurus kenaikkan jabatan/pangkat, dosen tidak tahu cara menghitung KUM, staf bagian ini kurang terampil, pimpinan menghambat, sidang senat universitas tidak jelas dll. Masalah-masalah ini kemudian dicarikan akar masalahnya, keterkaitan antar masalah dll., dan berdasarkan hal ini kemudian dibuat SOP yang mampu mengatasi akar masalah tersebut.

          Setelah kita mengumpulkan informasi dan data yang dibutuhkan serta telah mengidentifikasi apa yang terjadi, apa akar masalahnya, maka tahap selanjutnya adalah menganalisis dan memilih alternatif-alternatif prosedur (untuk memecahkan akar masalah dalam layanan) yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standardnya. Dalam tahap ini kita menganalisis a) kelayakan prosedur: realistik? Implikasinya? Reaksi yang mungkin timbul? Dll!, b) Implementasi: dapat diimplementasikan? Perlu training? Perlu sarana/prasarana baru? Perlu jabatan baru? Dll., c) Kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan, d) kelayakan politis: mencerminkan aspek akuntabilitas? Mempengaruhi citra UNIB? Dll. Hasil kegiatan ini dapat dilokakaryakan untuk mendapatkan masukan dari berbagai pihak.

 

Tabel 1. SOP yang disusun oleh UI

Manajemen Umum	Manajemen Akademik
1. Organisasi	1. Administrasi akademik
2. Dokumentasi	2. Records mahasiswa
3. Administrasi Umum	3. Sistem evaluasi dan konsistensi penerapannya.
4. Sistem Kontrak	4. Petunjuk dan konseling
5. Operasi dan pemeliharaan fasilitas	5. Pengembangan kurikulum
6. Pengembangan dan pelatihan staf	6. Metode belajar-mengajar
7. Sistem pelaporan	7. Manajemen laboratorium dan lat bantu mengajar
8. Human Rosource Management	8. Audit akademik
9. Audit internal

   

          Setelah dianalisis maka tahap berikutnya adakah pembuatan SOP. Dalam hal ini perlu dipertimbangkan sebelum membuat SOP yaitu tentang apa tipe SOP yang akan dibuat, format SOP yang dipilih. Seperti yang telah saya sampaikan bahwa setiap jenis layanan dapat dibuatkan SOP-nya, tetapi dapat pula layanan sejenis dikelompokkan kemudian dibuat SOP-nya. Untuk cara yang terakhir, SOP disusun dalam bentuk modul. Jika terdapat 10 layanan, maka dalam satu SOP terdiri dari 10 modul. Modul dalam SOP terdiri dari nama modul, tujuan, ruang lingkup, referensi, sarana, prosedur kerja, flowchart & lampiran. Misalnya, di subbagian regristrasi terdapat 6 layanan seperti daftar ulang, penerimaan mahasiswa PPA & PBM, regristrasi mahasiswa PPA & PBM, penerimaan mahasiswa lewat SPMB, penerimaan mahasiswa diploma, pembuatan KTM non reguler. Maka dalam SOP ini terdiri dari enam modul. Bisa saja setiap layanan dibuat SOP-nya. UI misalnya, mengidentifikasi bahwa di UI untuk 12 fakultas dan 1 PPS terdapat 2000 jenis layanan. Pada tahap pertama UI membuat 17 prosedur seperti yang tertera dalam Tabel 1.

 

          Format SOP bervariasi diantara organisasi. Tidak ada format baku yang wajib dianutnya. Pada umumnya SOP (adminsitrasi) mempunyai kelengkapan sebagai berikut:

1. Sistem penomoran: penting untuk pengintegrasian SOP individual ke dalam  seluruh sistem.
2. Kategori SOP: misal penanganan data (DATA), administrasi (ADM).
3. Tanggal efektif: tanggal dimana SOP secara resmi digunakan.
4. Tanggal revisi: tanggal diperlukannya revisi secara periodik jika diperlukan.
5. Halaman judul: judul, nomor identifikasi SOP, tanggal pembuatan/revisi, tanda tangan dan tanggal penandatanganan oleh pejabat.
6. Daftar isi
7. Prosedur terdiri atas: a) tujuan, b) dapat diterapkan: mengidentifikasikan kapan prosedur yang telah disusun harus dilaksanakan, c) ringkasan, d) definisi: mengidentifikasi beberapa definisi yang digunakan dalam SOP terkait, e) kualifikasi personel: mengidentifikasi beberapa kualifikasi yang harus dimiliki oleh pengguna, f) kriteria, checklist atau standard lain yang harus diterapkan: menidentifikasi semua langkah langkah dan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk menunjang prosedur, g) pencatatan: mencatat format yang digunakan, lokasi tempat file, dsb. Dapat pula dibuatkan latar belakang pembuatan SOP sebelum menulis tujuan.
8. Kontrol kualitas dan jaminan kualitas: menggambarkan beberapa langkah pengawasan dalam proses pengiriman atau penerimaan suatu produk.
9. Referensi

 

Adalah penting bahwa sebelum membuat SOP, UNIB perlu membuat SOP untuk pembuatan SOP di lingkungan UNIB.  Hal ini  bertujuan agar terdapat keseragaman format dalam pembuatan SOP di UNIB.
Contoh 1. SOP Pengajuan Cuti Tahunan (Format simple steps SOP)

 

DEPARTEMENPENDIDIKAN NASIONAL  UNIVERSITAS BENGKULU Jalan Raya Kandang Limun Bengkulu Telp. 21170-21884 –20236 Faksimile (0736) 20236 Kode Pos 38371A

Nomor : PK-C05 Tanggal: 4 Maret 2005 Tanggal revisi: 3 Maret 2005

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

 

Dasar hukum:

 

 Prosedur:

1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan, dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada bagian kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa;
2. Pengawai yang mengajukan cuti menandatangani formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan.
4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.

 

Disahkan oleh:

Kepala……………………

 

 

 

Contoh format diatas termasuk SOP yang sangat sederhana. Jika dibandingkan dengan format yang dikemukakan maka dapat dikatakan masih jauh dari sempurna.

 

 

 Daftar Pustaka

Anonim. ? SOP Preparing, approving and implementing SOP. California Department of pesticide regulation. ?

 

Jifsan Good Aquacultural Practices Program. ? Standard Operating Procedures. ?

 

Lembaga Administrasi Negara RI.  2005. Penyusunan Standard Operating Procedures. Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta.

 

Montana Department. ? Guidance for preparing a standard operating procedure. ?

 

Pusat Informasi Lingkungan Bapedal. ? Bapedal Environmental Management Services Project. Egis Consulting. Jakarta.

 

QMS.? Peningkatan Manajemen SDM: Pengembangan Quality Management System. UI. Jakarta.